Van een bestuur van een vereniging van eigenaars wordt steeds meer verwacht qua inzet van tijd, kennis en kunde. Niet alleen de leden zijn actiever, ook de vraag vanuit de wetgever wordt intensiever. De basis van het functioneren van een vereniging van eigenaars is vooral juridisch en de wetgeving op dit gebied verandert regelmatig. Het kunnen uitleggen en toepassen van deze wetgeving, van een akte van splitsing of van een modelreglement vergt nogal wat van de gemiddelde vrijwillige bestuurder die professioneel vaak een ander beroep heeft. Ook van de financiën en de techniek in een pand wordt een zekere kundigheid bij een bestuur verondersteld. Het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer verenigingen van eigenaars kiezen voor een professioneel externe bestuurder, soms als aanvulling op het vrijwillige bestuur, soms als enig bestuurder.

Ik ben al geruime tijd werkzaam als extern bestuurder in diverse verenigingen van eigenaars. Hoeveel tijd het besturen van een vereniging precies kost, kan heel erg verschillen per situatie, maar de ervaring leert dat een gemiddelde van vier tot acht uur per maand (exclusief de begeleiding van groot onderhoud en uitgebreide juridische advisering) in de meeste gevallen toereikend is. Tijdens het opstartjaar zijn doorgaans wat meer uren nodig dan in de opvolgende jaren. Ik woon één algemene ledenvergadering bij (vaak in de avonduren), de rest van mijn werkzaamheden vinden tijdens kantooruren plaats.

Absolute voorwaarde bij het succesvol besturen van een vereniging van eigenaars is een goede synergie tussen de bestaande bestuursleden, de beheerder en mijzelf. Omdat het besturen op afstand zijn beperkingen kent (immers, ik woon er nu eenmaal niet zelf), is het belangrijk om in elke vereniging van eigenaars minimaal één contactpersoon ter plaatse te hebben, waarmee ik periodiek overleg kan voeren en die ik bijvoorbeeld af en toe kan vragen om op locatie iets na te kijken, bij voorkeur iemand die veel van de historie van de vereniging weet. Het is niet noodzakelijk dat deze persoon bestuurder of technisch commissielid is.

Een samenwerking die niet werkt, is niet productief. Ik sluit daarom bij voorkeur contracten af met een onbepaalde looptijd en met een wederzijdse opzegtermijn van één maand. Een vereniging die om wat voor reden dan ook ontevreden is over mijn werk, moet flexibel verder kunnen. Dit geldt andersom net zo goed, als ik niet de kwaliteit kan leveren die ik voorsta. Als vanzelfsprekend gaat zowel het opstarten van de werkzaamheden, als het beëindigen ervan altijd in goed overleg.